Tư vấn cá nhân Bộ phận này sẽ giúp đỡ những sinh viên gặp các vấn đề bất ổn trong cuộc sống, như là bị căng thẳng trong việc học, lo lắng quá mức, cảm giác bất ổn khi phải sống trong môi trường và những đòi hỏi mới, hoặc bị những khủng hoảng riêng tư làm ảnh huởng đến việc học. Với các sinh viên đó, trường sẽ sắp xếp một nơi bảo mật để sinh viên có thể gặp gỡ nhà tư vấn tâm lý chuyên môn, qua đó các nhà tư vấn sẽ lắng nghe những khó khăn của sinh viên và giúp các bạn tìm cách giải quyết vấn đề.

Dịch vụ tư vấn hỗ trợ cho người tàn tật Bộ phận này sẽ đến gặp các sinh viên gặp truờng hợp tàn tật và đưa ra các lời khuyên giúp cho việc tổ chức học hành, bao gồm:

• Giờ nghỉ giải lao
• Được bố trí thêm thời gian
• Phân cách địa điểm tổ chức thi, phân cách các thí sinh trong quá trình thi
• Thêm thời gian nộp bài
• Được cung cấp tài liệu giảng bài trứớc khi vào lớp
• Được thâu âm bài giảng
• Được hỗ trợ thêm trong việc học kèm cá nhân

Dịch vụ tư vấn hỗ trợ cho người tàn tật

1. 1. Mục đích
Mục đích của bộ phận này là cung cấp cho sinh viên những hộ trợ chuyên môn đúng đắn để sinh viên có thể hòan thành việc học trong khả năng tốt nhất của mình và đồng thời cũng làm giảm ảnh hưởng của những khó khăn do các tật nguyền lên kết quả học tập.

2. Vai trò và trách nhiệm
2.1. Công việc của nhân viên tư vấn.
Trách nhiệm của bộ phận tư vấn sinh viên bao gồm:

• Gặp gỡ và tiếp xúc với các sinh viên có nhu cầu đặc biệt cần được quan tâm ngay từ lúc nhận sinh viên để tìm hiểu và đánh giá nhu cầu của các sinh viên này trong suốt học kỳ.
• Liên lạc với các giáo viên về các nhu cầu cần thiết của các sinh viên này ( sắp xếp việc dạy học, sắp xếp việc thi cử cho các em)
• Trong phạm vi chính sách quy định, sẽ giới thiệu các giải pháp về việc cung cấp hỗ trợ đặc biệt cho sinh viên. Thông báo bằng giấy cho sinh viên nếu được đồng ý sắp xếp thi đặc biệt cho sinh viên
• Cung cấp hỗ trợ cho sinh viên bị stress mỗi khi thấy có yêu cầu
• Đối với những sinh viên gặp tình trạng sức khỏe tâm lý nghiêm trọng, hoặc cần sự hỗ trợ lâu dài, bộ phận tư vấn sẽ đánh giá, tìm hiểu và giới thiệu các em đến những tổ chức hỗ trợ thích hợp.
• Theo dõi tình trạng của sinh viên sau khi đã được giới thiệu đến những tổ chức hỗ trợ bên ngòai
• Đối với những trường hợp phức tạp cần có sự hỗ trợ của bộ phận tư vấn của nhà truờng, nhân viên truờng Shafston sẽ được điều đi giúp đỡ các em, thậm chí ở ngòai giờ hành chánh.
• Hỗ trợ thêm trong việc học tập cho các sinh viên có nhu cầu đặc biệt nếu thấy thích hợp ( lưu ý rằng hỗ trợ trong việc học thông thường được cung cấp qua bộ phận dịch vụ hỗ trợ học tập (Academic Support Service))
• Cung cấp dịch vụ hỗ trợ học tập cho các sinh viên gặp khó khăn về mặt tâm lý cá nhân.

2.2. Mô tả vai trò
Trách nhiệm của nhân viên tư vấn sẽ KHÔNG bao gồm:

• Phê chuẩn các biện pháp hỗ trợ cho các sinh viên có nhu cầu đặc biệt
• Tổ chức, sắp xếp các hỗ trợ cho các sinh viên có nhu cầu đặc biệt như là sắp xếp phòng thi, lịch thi khác nhau, cho thêm thời gian nộp bài tập.
• Đánh giá một cách bài bản tình trạng và mức độ tật nguyền, chẳng hạn các rối loạn trong việc học.
• Chuẩn đoán tình trạng và mức độ rối loạn tâm lý.
• Cung cấp và duy trì dịch vụ hỗ trợ tâm lý cho sinh viên gặp tình trạng rối loạn tâm lý lâu dài.
• Cung cấp dịch vụ tư vấn ngòai giờ hành chánh, cung cấp trợ cho việc học cho sinh viên mà không cần phải có nhu cầu đặc biệt.

3. Quyền lợi của sinh viên
Sinh viên có thể yêu cầu nhân viên tư vấn những điều sau đây:

• Đối xử sinh viên một cách lịch sự và nhã nhặn
• Nhân viên tư vấn có đủ trình độ và cung cấp dịch vụ một cách chuyên nghiệp và theo đúng nguyên tắc đạo đức
• Không được quấy rối về mặt sinh lý, và tình dục
• Miêu tả rõ ràng dịch vụ cung cấp cho sinh viên, nhắc cho sinh viên biết về đặc tính cũng như giới hạn của việc tư vấn là cần phải bảo mật
• Thông báo cho sinh viên biết khi nào nhân viên của trường không còn khả năng giúp đỡ, phục vụ theo nhu cầu đặc biệt của sinh viên, và sẽ giúp đỡ các em liên lạc tới những bộ phận hỗ trợ khác.
• Tôn trọng xuất xứ văn hóa và ngôn ngữ của các sinh viên, trả lời các yêu cầu hẹn gặp của các em một cách nhanh chóng
• Cung cấp thông tin về quá trình cũng như kết quả liên quan đến nhu cầu đặc biệt của các sinh viên một cách rõ ràng và chính xác
• Xem xét, phê bình một cách đều đặn để nâng cao chất lượng dịch vụ
• Sinh viên đến gặp nhân viên tư vấn cần phải làm lưu ý những điều sau đây: gặp đúng giờ giấc như đã hẹn, họăc phải thông báo cho nhân viên biết trước để thay đổi lịch hẹn; cung cấp thông tin đúng sự thật về xuất xứ và thông tin tiểu sử cá nhân, khi đăng ký học hoặc khi đăng ký yêu cầu cho dịch vụ hỗ trợ đặc biệt, sinh viên cần phải thông báo nhà trường về tình hình tật nguyền trước đây; cung cấp thông tin chính xác liên quan đến các đòi hỏi cho việc hỗ trợ đặc biệt; hòan thành các bản câu hỏi nghiên cứu về mức độ hải lòng với dịch vụ tư vấn của trường, qua đó bộ phận tư vấn sẽ có thể làm việc tốt hơn.

4. Chính sách CDSS
4.1. Chính sách cho các sinh viên có nhu cầuđặc biệt: về việc thi cử
Quá trình xem xét và tổ chức sắp xếp thi cử cho các sinh viên có nhu cẩu đặc biệt như sau:

• Sinh viên có thể thông báo trong giấy đăng ký nhập học là sinh viên thuộc dạng nhu cầu đặc biệt
• Sau đó, sinh viên sẽ được hướng dẫn để điền thêm thông tin trong hồ sơ nhu cầu đặc biệt – về việc thi cử (Special Needs Form: Examinations). Hồ sơ này có sẵn ở trên mạng internet hoặc có thể lấy từ văn phòng của khoa ( Faculty Office) và sau đó, sinh viên xếp lịch hẹn gặp với nhân viên tư vấn để trình bày.
• Nhân viên tư vấn sau đó đánh giá tình hình và đưa ra các lời khuyên hoặc cách giải quyết cho nhu cầu đặc biệt của sinh viên và sau đó thông báo cách giải quyết đó cho trưởng khoa (Head of School) bằng thư điện tử.
• Trưởng khoa (Head of school) sau đó chấp thuận/hoặc không chấp thuận cách giải quyết được đưa lên. Trưởng khoa là người có trách nhiệm sắp xếp việc thi cử cho các sinh viên có nhu cầu đặc biệt, bao gồm phòng thi, giám thị, và thông báo cho giảng viên của môn học.
• Nhân viên tư vấn sau đó sẽ gửi thư thông báo cho sinh viên về chi tiết ngày thi đặc biệt và yêu cầu sinh viên đem theo lá thư đó đến phòng thi để đưa cho giám thị kiểm sóat trước khi bắt đầu làm bài. Một bản sao của lá thư đó được gửi về trưởng khoa (HOS) và nhân viên văn phòng của trường sẽ lưu giữ và ghi chép lại thông tin kỳ thi đặc biệt này trong hồ sơ của sinh viên.
• Nhân viên tư vấn gặp sinh viên khi các em thi xong để đánh giá về khâu tổ chức, sắp xếp ngày thi; xem xét có những vấn đề nào phát sinh và đưa ra các gợi ý để phát huy cho cách thức tổ chức các lần thi sau.

4.2. Chính sách cho sinh viên có nhu cầu đặc biệt: Dạy học và đánh giá
Có hai dạng sinh viên cần nhu cầu đặc biệt liên quan đến việc dạy học và phần đánh giá. Dạng thứ nhất là các sinh viên được xác định là có nhu cầu cần được trợ giúp lâu dài, và dạng thứ hai là các sinh viên cần sự trợ giúp do một vài hoàn cảnh tạm thời đã tác động lên khả năng học tập và hòan tất bài tập đánh giá.

4.2.1. Sinh viên được xác định cần sự hỗ trợ lâu dài:

• Sinh viên nên khai báo trong giấy đăng ký học về việc mình cần sự hỗ trợ đặc biệt
• Sau đó, sinh viên sẽ được hướng dẫn để điền thêm thông tin trong hồ sơ nhu cầu đặc biệt – về việc thi cử (Special Needs Form: Examiations). Hồ sơ này có sẵn ở trên mạng internet hoặc có thể lấy tư văn phòng của khoa học ( Faculty Office) và sau đó, sinh viên xềp lịch hẹn gặp với nhân viên tư vấn để trình bày. Trong buổi hẹn, sinh viên có thể điền vào hồ sơ nhu cầu đặc biệt, hoặc điền vào trước khi gặp nhân viên tư vấn.
• Nhân viên tư vấn sau đó đánh giá tình hình và đưa ra các gợi ý cho nhu cầu đặc biệt của sinh viên và sau đó thông báo cách giải quyết đó cho các giảnh viên của các môn học thích hợp.
• Nếu cần phải gia hạn thời gian nộp bài, nhân viên tư vấn sẽ gửi thư điện tử đển giảng viên để yêu cầu cho thêm thời gian làm bài cho sinh viên ( nếu thấy thích hợp)
• Giảng viên có trách nhiệm gia hạn thời gian nộp bài, tuy nhiên quyền đuợc gia hạn thêm thời gian nộp bài thuộc về giảng viên.
• Nhân viên tư vấn sẽ gặp và nói chuyện với sinh viên đều đặn để tìm hiểu xem nhu cầu của sinh viên có được đáp ứng hay không; nếu không, nhân viên tư vấn sẽ phải liên lạc lại với các giảng viên nếu thấy cần thiết.

4.2.2. Sinh viên cần sự trợ giúp do tác động của một vài hòan cảnh tạm thời:

• Sinh viên nên khai báo trực tiếp với giảng viên ( nếu có thể) hoặc với nhân viên tư vấn về hòan cảnh của mình
• Nhân viên tư vấn xem xét trường hợp của sinh viên
• Nếu vấn đề chỉ đơn thuần liên quan đến việc học, nhân viên tư vấn thông báo cho sinh viên biết, chỉ cần nên liên lạc trực tiếp với giảng viên để xin gia hạn ngày nộp bài.
• Nếu vấn đề phát sinh thuộc dạng đặc biệt do nhiều lý do cá nhân và vấn đế đó không nằm trong sự kiểm soát của sinh viên, nhân viên tư vấn sẽ gửi thư đến giảng viên và xác thực vấn đề để sinh viên được sắp xếp gia hạn nộp bài hoặc được cung cấp những tài liệu học tập trong thời gian nghỉ học.
• Giảng viên cũng sẽ phải xác nhận kết quả của việc yêu cầu đặc biệt cho sinh viên ( chẳng hạn như đã gia hạn thời gian nộp bài chưa, sinh viên có đến gặp trực tiếp giảng viên để tìm hiểu lại các bài học bỏ lỡ hay không)

4.3. Chính sách cho sinh viên du học gặp tâm lý bất ổn
Các sinh viên theo học tiếng Anh của trường, đôi khi cần phải có sự động viên trong suốt quá trình các em học tập ở Úc. Một vài em có thể gặp những khó khăn tâm lý, hoặc những khó khăn không thể hòa đồng vào môi trường và văn hóa nước Úc vì ở xa quê nhà. Trường Shafston đã phát triển nên chính sách sau đây nhằm giúp các em có được sự giúp đớ tốt nhất để vượt qua những khó khăn đó trong phạm vi khả năng của nhà trường. Chính sách này được phát triển để bảo vệ phúc lợi cho sinh viên trường Shafston và nhân viên giao tiếp với các em. Quá trình giúp đỡ sinh viên được thực hiện như sau:

• Để phát hiện các tình trạng tâm lý bất ổn định của sinh viên, quá trình xem xét bao gồm:
  1. Sinh viên được yêu cầu ghi báo các vấn đề tâm lý hoặc sức khỏe khi đăng ký nhập học ở nuớc sở tại , bao gồm các vấn đề bệnh tật, sức khỏe hiện tại
  2. Trong tuần học thứ hai, sinh viên được khảo sát để tìm hiểu xem khả năng thích ứng của mình đối với môn học như thế nào. Trong bản khảo sát, có những câu hỏi liên quan đến khó khăn tâm lý trước kia, các cuộc hẹn với chuyên gia sức khỏe, những khó khăn hiện tại khi hòa nhập vào cuộc sống nước Úc và những khó khăn trong các môn học. Sinh viên được nói rõ rằng, những câu hỏi không bắt buộc phải trả lời, tuy nhiên, các câu trả lời sẽ giúp trường Shafton có thể hiểu thêm và giúp đỡ các em trong trường hợp các em gặp phải vấn đề nào đó trong suốt quá trình ở nước Úc.
• Ngay sau khi trường xác định được các sinh viên có lịch sử tâm lý không tốt hoặc các sinh viên gặp khó khăn trong việc hòa nhập, các sinh viên này sẽ đuợc đề cập đến nhân viên tư vấn ngay lập tức.
• Nhân viên tư vấn xem xét từng trường hợp dựa theo những thông tin có sẵn để quyết định có cần thiết gặp mặt và nói chuyện với sinh viên ngay từ khi khóa học bắt đầu.
• Những sinh viên nào liên lạc với nhân viên trường (phần lớn là người bản xứ) sẽ được chuyển đến nhân viên tư vấn để xem xét đặc trưng và sự nghiêm trọng của vấn đề. Sinh viên nên được hiểu rằng, các nhân viên của trường bao gồm nhân viên marketing hay nhân viên hành chánh văn phòng không có vai trò và trách nhiệm trong viêc cung cấp hỗ trợ cá nhân cho sinh viên và họ không có chuyên môn cần thiết để có thể giúp đỡ các em.
• Nếu nhân viên liên lạc ban đầu với sinh viên là người bản xứ, nhân viên đó nên có mặt để nói chuyện vả giải thích tình hình cho nhân viên tư vấn trong buổi đánh giá đầu tiên. Tuy nhiên, nếu nhân viên đó không phải là người bản xứ, trường sẽ thuê một thông dịch viên để có thể phiên dịch vấn đề.
• Sau khi đánh giá tình hình, nếu thấy rằng sinh viên cần sự hỗ trợ trong khỏang 1 đến 2 buổi tư vấn, nhân viên tư vấn của trường Shafston sẽ nhận trách nhiệm cung cấp tư vấn hỗ trợ cho các em. Những nhân viên của trường còn lại sẽ giúp hỗ trợ dịch thuật cho buổi tư vấn này nếu thấy cần thiết.
• Nếu thấy rằng sinh viên cần sự hỗ trợ lâu dài, nhân viên tư vấn sẽ giới thiệu sinh viên đó đến các chuyên gia thích hợp và có thể nói được ngôn ngữ của các em.
• Trong trường hợp không thể tìm được chuyên gia nói được ngôn ngữ của sinh viên, trường sẽ tuyển thêm nhân viên phiên dịch và giới thiệu đến chuyên gia tư vấn nói tiếng Anh.
• Xin lưu ý rằng, gia đình của sinh viên chịu trách nhiệm cho khỏan chi phí từ dịch vụ nói trên.
• Sinh viên được yêu cầu ký tên vào hồ sơ đồng ý cho nhà trường tiết lộ thông tin cá nhân của mình cho gia đình, để cho phép nhà trường liên lạc với cha mẹ về khỏan chi trả dịch vụ nói trên
• Nếu cần thiết, nhân viên tư vấn có thể gởi cho cha mẹ của sinh viên một lá thư trình bày vấn đề trên. Một cách khác thiết thực hơn là nhà trường sẽ dùng một người nói tiếng ngôn ngữ của sinh viên để liên lạc và trao đổi trực tiếp với cha mẹ của sinh viên qua điện thọai, với sự hiện diện của nhân viên tư vấn của trường ( nếu thấy cần thiết)

5. Các chính sách và quy định khác
5.1. Chính sách của trường Shafston
Nhân viên tư vấn của trường Shafston cần phải làm quen vói các chính sách sau (có sẵn ở trên mạng và trong quyển sổ tay sinh viên) để có thể khuyên bảo sinh viên những vấn đề sau hoặc có thể giới thiệu sinh viên đến những nhân viên thích hợp.

1. Special examinations and other special consideration
2. Appeals process: academic
3. Appeals process: non-academic
4. Students with special needs
5. Refund Policy

6. Sự bảo mật
Sinh viên được nhắc nhở và đồng thời được thông báo bằng bằng giấy tờ về sự bảo mật trong việc liên lạc với nhân viên tư vấn. Sinh viên được yêu cầu đọc và kí vào hợp đồng bảo mật, trong đó nói rõ quyền và giới hạn của việc giữ bảo mật. Sinh viên nên nói rõ thông tin cá nhân của mình cho nhân viên quản lý hay giảng viên của trường. Sinh viên được yêu cầu điền vào một mẫu đơn nếu đồng ý tiết lộ thông tin. Mẫu đơn đó sẽ nói rõ thông tin nào sẽ được tiết lộ và ai là người nhận thông tin đó. Sinh viên có thể rút lại lời đồng ý của mình bằng giấy tờ hoặc bằng lời nói. Nếu không, hồ sơ đó có hiệu lực trong vòng 12 tháng kể từ ngày kí tên.

7. Quá trình theo dõi
Nhân viên tư vấn có trách nhiệm theo dõi sinh viên theo khả năng và thời gian có hạn của mình. Cụ thể hơn, nên theo dõi sinh viên những vấn đề sau đây:

7.1. Sinh viên có nhu cầu đặc biệt
7.1.1. Theo dõi các ngày thi và các bài tập đánh giá kết quả,
Nhân viên tư vấn nên gặp sinh viên để tìm hiểu, đánh giá cách sắp xếp và tổ chức thi cử cho các sinh viên có nhu cầu đặc biệt. Nhân viên sẽ phát mẫu đơn khảo sát cho sinh viên nhằm tham khảo ý kiến của các em. Đó sẽ là những thông tin hữu ích để hướng dẫn cho cách tổ chức cho học kỳ sau.

7.1.2. Bắt đầu học kỳ
Nhân viên tư vấn nên gặp sinh viên ngay lúc bắt đầu học kỳ để có thể đánh giá đúng nhu cầu của sinh viên. Trường cũng khuyến khích các nhân viên tư vấn gửi thư thông báo tới các giảng viên mới vê tình trạng của các em để giảng viên sắp xếp cách dạy học, hoặc đơn thuần chỉ để giảng viên chú ý đến những khó khăn của sinh viên đó. Việc này chỉ được làm khi có sự chấp thuận (bằng giấy tờ) của sinh viên, và chỉ trong trường hợp sinh viên muốn giảng viên của mình quan tâm đền các vấn đề của mình.

7.2. Bắt đầu học kỳ
Đối với sinh viên trước đây nhận được sự hỗ trỡ từ dịch vụ tư vấn hỗ trợ cho người tàn tật (CDSS), các em sẽ được liên lạc ngay khi bắt đẩu học kỳ mới để nhân viên nắm bắt được tiến triển của các em và xem kết quả của học kỳ trước.

7.3. Hỗ trợ sinh viên
Nhân viên hỗ trợ cũng nên liên lạc các sinh viên mà hiện tại không cần các dịch vụ trợ giúp để xem các em có nhu cầu cần được giúp đỡ hay không. Mức độ thường xuyên liên lạc như thế nào sẽ phụ thuộc vào cách đánh giá của nhân viên tư vấn.

7.4. Theo dõi việc giới thiệu
Nhân viên tư vấn nên kiểm tra xem kết quả của việc giới thiệu sinh viên đến các tổ chức hỗ trợ khác như thế nào, và nên tham gia giúp đỡ sinh viên thêm nếu có vấn đề gì nảy sinh.